Αναμφισβήτητα η σωστή επικοινωνία και η στόχευση σε συγκεκριμένα τμήματα της αγοράς αποτελούν για μια επιχείρηση συγκριτικό πλεονέκτημα. Πως όμως μπορεί να επιτευχθεί αυτό; Ποια είναι τα βήματα που απαιτούνται για να αναβαθμίσει μια επιχείρηση την επικοινωνιακή στρατηγική της;
Η επικοινωνία είναι μια βασική δεξιότητα για κάθε οργανισμό. Ωστόσο, οι στρατηγικές επικοινωνίας δεν είναι στατικές και μπορεί να χρειαστεί να αλλάξουν ανάλογα με την κατάσταση, το κοινό και τους στόχους. Πώς προσαρμόζεται η στρατηγική επικοινωνίας μιας επιχείρησης για την επίτευξη νέων στόχων;
- Αξιολόγηση της υφιστάμενης επικοινωνιακής στρατηγικής
Προτού υιοθετηθούν οποιεσδήποτε μεταβολές, θα πρέπει να αξιολογηθεί η τρέχουσα επικοινωνιακή στρατηγική σας και εντοπιστούν τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία της. Ποιοι είναι οι κύριοι στόχοι και τα μηνύματα της επικοινωνίας; Θα πρέπει να προσδιοριστεί με ακρίβεια το κοινό-στόχος, καθώς και οι τρόποι προσέγγισής του. Είναι αναγκαίο να οριστούν τα κανάλια και τα εργαλεία που θα χρησιμοποιηθούν, καθώς και να αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητά τους. Ποια είναι τα σχόλια και μετρήσεις με βάση την τρέχουσα επικοινωνιακή στρατηγική; - Ξεκάθαρος ορισμός στόχων
Αφού δοθούν σαφείς απαντήσεις στα ερωτήματα του προηγούμενου βήματος, θα πρέπει να οριστούν νέοι στόχοι, οι οποίοι θα ευθυγραμμίζονται με το όραμα και την αποστολή του οργανισμού. Οι νέοι στόχοι πρέπει να είναι συγκεκριμένοι, μετρήσιμοι, επιτεύξιμοι, σχετικοί και χρονικά περιορισμένοι. Για παράδειγμα, εάν ο στόχος είναι η αύξηση της αφοσίωσης των εργαζομένων, πρέπει να προσδιοριστεί πώς θα μετρηθεί, ποιες ενέργειες περιλαμβάνονται, γιατί έχει σημασία και έως πότε πρέπει να επιτευχθεί. Θέτοντας τέτοιους στόχους, μπορεί να δημιουργηθεί ένα σαφές και ρεαλιστικό σχέδιο επικοινωνίας. - Ποιοι είναι οι συμμετέχοντες στην επικοινωνιακή στρατηγική
Η στρατηγική επικοινωνίας θα πρέπει να είναι προσαρμοσμένη στα διάφορα ενδιαφερόμενα μέρη, που είναι τα άτομα ή οι ομάδες που έχουν ενδιαφέρον ή επιρροή στην επιχείρηση. Τα ενδιαφερόμενα μέρη μπορεί να περιλαμβάνουν υπαλλήλους, διευθυντές, ηγέτες, πελάτες, συνεργάτες, προμηθευτές, ρυθμιστικές αρχές, μέσα ενημέρωσης και άλλους. Πρέπει να προσδιοριστεί με ακρίβεια ποιοι είναι οι ενδιαφερόμενοι φορείς, ποιες είναι οι ανάγκες και οι προσδοκίες τους, πώς επικοινωνούν και λαμβάνουν πληροφορίες και ποια αξία και ποια οφέλη μπορεί η επιχείρηση να τους προσφέρει. Κατανοώντας τα ενδιαφερόμενα μέρη, είναι εφικτή η τμηματοποίησή τους και να τους ιεράρχησή τους ούτως ώστε να προσαρμοστούν αναλόγως τα μηνύματα και τα κανάλια επικοινωνίας. - Επιλογή καναλιών και εργαλείων επικοινωνίας
Τα κανάλια και τα εργαλεία επικοινωνίας είναι τα μέσα με τα οποία μεταδίδονται τα μηνύματά στοχευμένα και αλληλεπιδρά η επιχείρηση με τα ενδιαφερόμενα μέρη. Η επιλογή των καναλιών και εργαλείων επικοινωνίας θα πρέπει να ταιριάζει με τους στόχους της επιχείρησης, τους δυνητικούς πελάτες, αλλά ταυτόχρονα θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τους διαθέσιμους πόρους. Υπάρχουν πολλές διαθέσιμες επιλογές, όπως email, intranet, ενημερωτικό δελτίο, μέσα κοινωνικής δικτύωσης, βίντεο, podcast, διαδικτυακό σεμινάριο, έρευνα, συνομιλία, φόρουμ και άλλα. Κάθε κανάλι και εργαλείο επικοινωνίας έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα τα οποία θα πρέπει να αξιολογηθούν λεπτομερώς. Θα πρέπει όλα τα κανάλια και τα εργαλεία να είναι συνεπή, αξιόπιστα και συμβατά. - Ανάπτυξη μηνυμάτων
Τα μηνύματά αποτελούν τον πυρήνα της επικοινωνιακής στρατηγικής και θα πρέπει να είναι σαφή, συνοπτικά και επιτακτικά. Τα μηνύματά θα πρέπει να είναι σύμφωνα με τους εταιρικούς στόχους, το κοινό στο οποίο απευθύνονται και το κανάλι επικοινωνίας. Θα πρέπει να υιοθετηθεί ο κατάλληλο τόνος, στυλ και γλώσσα για τον σκοπό και το πλαίσιο επικοινωνίας που έχει αποφασισθεί. Μια σωστή επικοινωνιακή στρατηγική θα πρέπει να αποφεύγει την ορολογία, τα ακρωνύμια και τους τεχνικούς όρους που μπορεί να μπερδέψουν ή να αποξενώσουν το κοινό. Η χρήση ιστοριών, παραδειγμάτων και δεδομένων θα μπορούσε να υποστηρίξει τα μηνύματά και να αυξήσει την αποτελεσματικότητά τους. Συμπεριλάβετε παρότρυνση για δράση, ερωτήσεις και μηχανισμούς ανατροφοδότησης για να ενθαρρύνετε την αλληλεπίδραση και τη δέσμευση. - Αξιολόγηση, βελτίωση, αναπροσαρμογή
Αφού καθορισθεί και εφαρμοσθεί η επικοινωνιακή στρατηγική, ο υπεύθυνος για την υλοποίησή της οφείλει να παρακολουθεί και να αξιολογεί τα αποτελέσματα της επικοινωνιακής στρατηγικής σε σχέση με τους στόχους και τις μετρήσεις. Είναι απαραίτητο να συλλέγει και αναλύει σχόλια και δεδομένα από τα ενδιαφερόμενα μέρη και τα διάφορα κανάλια επικοινωνίας. Τι λειτούργησε καλά και τι όχι, και τι μπορεί να βελτιωθεί ή να αλλάξει; Στο σημείο αυτό, θα πρέπει να σημειώσουμε πως η επικοινωνιακή στρατηγική πρέπει να είναι ευέλικτη και να προσαρμόζεται στις μεταβαλλόμενες καταστάσεις, ανάγκες και προσδοκίες. Αξιολογώντας και βελτιώνοντας τη στρατηγική επικοινωνίας, διασφαλίζεται η επίτευξη των εταιρικών σκοπών και εξασφαλίζεται πως η επικοινωνιακή στρατηγική προσφέρει αξία στον εταιρεία.
Ελίνα Καραμάνου
CEO / Σύμβουλος Επιχειρήσεων
