Γιατί η απόδοση μιας ομάδας δεν εξαρτάται μόνο από τους εργαζομένους, αλλά και από τον τρόπο με τον οποίο διοικείται; Πώς συνδέονται η αποτελεσματική ηγεσία, η ανάθεση αρμοδιοτήτων και η προσωπική ευθύνη με την ανάπτυξη μιας επιχείρησης;

«Δεν παίρνουν πρωτοβουλίες.»

«Πρέπει να τους τα λέω όλα.»

«Αν δεν ασχοληθώ εγώ, τίποτα δεν προχωράει.»

Αν διοικείς μια επιχείρηση ή μια ομάδα εργαζομένων, είναι πολύ πιθανό να έχεις χρησιμοποιήσει κάποια από αυτές τις φράσεις.

Και ενδεχομένως να έχεις δίκιο.

Υπάρχουν εργαζόμενοι που αποφεύγουν τις ευθύνες, δυσκολεύονται να λειτουργήσουν αυτόνομα ή περιμένουν διαρκώς οδηγίες για ζητήματα που θα έπρεπε ήδη να γνωρίζουν.

Υπάρχει, όμως, μια λεπτομέρεια που συχνά παραβλέπουμε: αυτούς τους ανθρώπους, συνήθως, εμείς τους επιλέξαμε, εμείς τους εκπαιδεύσαμε και εμείς τους διοικούμε.

Αλλά ας μην αφήσουμε αυτή τη λεπτομέρεια να μας χαλάσει την επιχειρηματολογία.

Η αποτελεσματική διοίκηση προσωπικού δεν αφορά αποκλειστικά την αξιολόγηση της απόδοσης των εργαζομένων. Αφορά και τη δημιουργία των κατάλληλων συνθηκών ώστε μια ομάδα να μπορεί να λειτουργεί οργανωμένα, να αναλαμβάνει πρωτοβουλίες και να πετυχαίνει τους στόχους της.

Και εδώ αρχίζει το ενδιαφέρον.

Πρωτοβουλίες εργαζομένων: Πότε ενισχύουν και πότε δυσκολεύουν τη λειτουργία μιας επιχείρησης;

Η ανάληψη πρωτοβουλιών αποτελεί ένα από τα χαρακτηριστικά που σχεδόν κάθε επιχείρηση αναζητά στους εργαζομένους της.

Θέλουμε συνεργάτες που σκέφτονται, εντοπίζουν προβλήματα, προτείνουν λύσεις και δεν περιμένουν να τους υποδείξει κάποιος το αυτονόητο.

Και πολύ σωστά.

Αρκεί να μη συγχέουμε την πρωτοβουλία με την προσωπική ερμηνεία του τρόπου λειτουργίας μιας επιχείρησης.

Μια εταιρεία δεν είναι απλώς μια ομάδα ανθρώπων που εργάζονται στον ίδιο χώρο. Έχει επιχειρησιακό μοντέλο, στρατηγική, στόχους, οργανωτική δομή και συγκεκριμένες διαδικασίες.

Ή τουλάχιστον θα έπρεπε να έχει.

Ας υποθέσουμε ότι μια επιχείρηση έχει καθορίσει συγκεκριμένη διαδικασία επικοινωνίας με τους πελάτες της.

Ένας εργαζόμενος θεωρεί ότι ένας διαφορετικός τρόπος είναι καλύτερος και αποφασίζει να τον εφαρμόσει. Ένας δεύτερος ακολουθεί μια άλλη προσέγγιση. Ένας τρίτος συνεχίζει να κάνει ό,τι έκανε πάντα, γιατί «έτσι το έχουμε μάθει».

Και κάπως έτσι, ο πελάτης συνεργάζεται με μία εταιρεία, αλλά εξυπηρετείται από τρεις διαφορετικές εκδοχές της.

Δεν αμφισβητώ ότι όλοι μπορεί να έχουν καλές προθέσεις.

Οι καλές προθέσεις, όμως, δεν αποτελούν επιχειρησιακό μοντέλο.

Η ουσιαστική πρωτοβουλία σημαίνει να αναζητάς τον καλύτερο τρόπο επίτευξης ενός κοινού στόχου, μέσα στο πλαίσιο που έχει συμφωνηθεί.

Αυτό δεν σημαίνει ότι οι διαδικασίες δεν μπορούν να αλλάξουν.

Το αντίθετο.

Θέλω έναν συνεργάτη που θα εντοπίσει ότι κάτι δεν λειτουργεί, θα εξηγήσει γιατί και θα προτείνει πώς μπορεί να βελτιωθεί.

Αυτό δείχνει επαγγελματική ωριμότητα, ενδιαφέρον και κριτική σκέψη.

Άλλο, όμως, να προτείνεις μια αλλαγή και άλλο να την εφαρμόζεις μονομερώς, χωρίς να έχεις την αντίστοιχη αρμοδιότητα.

Και η διοίκηση οφείλει να έχει ξεκαθαρίσει αυτή τη διαφορά.

Αποτελεσματική ηγεσία ή μικροδιαχείριση; Όταν όλες οι αποφάσεις περνούν από έναν άνθρωπο

«Αν δεν περάσει από εμένα, δεν γίνεται σωστά.»

Υπάρχει μια ιδιαίτερη κατηγορία επιχειρηματιών και στελεχών που θέλουν να γνωρίζουν τα πάντα.

Να εγκρίνουν τα πάντα.

Να ενημερώνονται για τα πάντα.

Ακόμη και για όσα έχουν ήδη αναθέσει σε άλλους.

Το αξιοσημείωτο είναι ότι συνήθως οι ίδιοι άνθρωποι παραπονιούνται πως δεν έχουν καθόλου χρόνο.

Και πράγματι δεν έχουν.

Όταν κάθε απόφαση απαιτεί την προσωπική παρέμβαση του επικεφαλής, η καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης επιβραδύνεται.

Αυτό το μοντέλο διοίκησης, γνωστό και ως micromanagement ή μικροδιαχείριση, περιορίζει την αυτονομία των εργαζομένων και δημιουργεί εξάρτηση από ένα συγκεκριμένο πρόσωπο.

Το ερώτημα, όμως, είναι γιατί συμβαίνει.

Δεν εμπιστεύεσαι τους ανθρώπους σου;

Δεν έχουν λάβει την κατάλληλη εκπαίδευση;

Δεν είναι ξεκάθαρες οι αρμοδιότητές τους;

Ή μήπως έχεις συνηθίσει τόσο πολύ να έχεις τον τελευταίο λόγο, που δυσκολεύεσαι να αφήσεις κάποιους άλλους να κάνουν τη δουλειά για την οποία τους έχεις προσλάβει;

Δεν είναι πάντα ευχάριστο να απαντάμε σε τέτοιες ερωτήσεις.

Είναι, πάντως, πιο χρήσιμο από το να επαναλαμβάνουμε διαρκώς ότι κανείς δεν μπορεί να λειτουργήσει χωρίς εμάς.

Γιατί αυτό, όσο σημαντικό κι αν μας κάνει να αισθανόμαστε, δεν είναι απαραίτητα επιτυχία.

Μια επιχείρηση που χρειάζεται διαρκώς την παρουσία ενός ανθρώπου για να λειτουργήσει δεν έχει αποκτήσει αυτονομία. Έχει αποκτήσει εξάρτηση.

Και αυτή η εξάρτηση δεν περιορίζει μόνο τον χρόνο της διοίκησης. Περιορίζει και τις δυνατότητες ανάπτυξης της ίδιας της επιχείρησης.

Ανάθεση αρμοδιοτήτων και ευθυνών: Γιατί το «νόμιζα» δεν είναι διαδικασία

«Νόμιζα ότι το είχε αναλάβει κάποιος άλλος.»

Μια φράση που εμφανίζεται με αξιοσημείωτη συχνότητα όταν μια εργασία δεν έχει ολοκληρωθεί.

Ο ένας είχε ενημερώσει τον δεύτερο.

Ο δεύτερος περίμενε απάντηση από τον τρίτο.

Ο τρίτος θεώρησε ότι το θέμα είχε προχωρήσει.

Και όταν τελικά αναζητείται το αποτέλεσμα, ανακαλύπτουμε ότι όλοι είχαν ασχοληθεί με το θέμα.

Απλώς κανείς δεν είχε φροντίσει να ολοκληρωθεί.

Η σωστή ανάθεση αρμοδιοτήτων αποτελεί βασική προϋπόθεση για την αποτελεσματική οργάνωση μιας επιχείρησης.

Δεν αρκεί να γνωρίζουν οι εργαζόμενοι ποιες εργασίες πρέπει να εκτελέσουν. Χρειάζεται να είναι ξεκάθαρο ποιος έχει την ευθύνη ολοκλήρωσης, ποια είναι τα χρονικά περιθώρια και πώς παρακολουθείται το αποτέλεσμα.

Όταν μια εργασία δεν ολοκληρώνεται, υπάρχουν διαφορετικές πιθανές αιτίες.

Μπορεί να μην είχε οριστεί σωστά ο υπεύθυνος.

Μπορεί να υπήρχαν αλληλοεπικαλύψεις αρμοδιοτήτων.

Μπορεί να έλειπε ένας μηχανισμός παρακολούθησης.

Ή μπορεί όλα να ήταν απολύτως ξεκάθαρα και κάποιος απλώς να μην έκανε αυτό που όφειλε.

Δεν χρειάζεται να αντιμετωπίζουμε όλες τις περιπτώσεις με τον ίδιο τρόπο.

Χρειάζεται, όμως, να γνωρίζουμε τι πραγματικά συνέβη.

Γιατί το «το έστειλα», το «το ανέθεσα» και το «τον ενημέρωσα» περιγράφουν ενέργειες.

Όχι απαραίτητα αποτελέσματα.

Και μια επιχείρηση χρειάζεται αποτελέσματα.

Αν, μάλιστα, έχουμε φτάσει στο σημείο όπου μια απλή εργασία απαιτεί τρεις εγκρίσεις, δύο υπενθυμίσεις και μια συνάντηση για να διαπιστωθεί γιατί δεν προχώρησε, ίσως αξίζει να επανεξετάσουμε την ίδια τη διαδικασία.

Πριν προγραμματίσουμε ακόμη μία συνάντηση για να το συζητήσουμε.

Διοίκηση εργαζομένων: Η κατανόηση δεν πρέπει να καταργεί την προσωπική ευθύνη

Στη σύγχρονη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, η υποστήριξη των εργαζομένων και η δημιουργία ενός θετικού εργασιακού περιβάλλοντος έχουν ιδιαίτερη σημασία.

Αυτό, όμως, δεν σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι απαλλάσσονται από την προσωπική τους ευθύνη.

Μια επιχείρηση οφείλει να παρέχει σαφείς οδηγίες, κατάλληλη εκπαίδευση, τα απαραίτητα εργαλεία και τις συνθήκες που επιτρέπουν στους ανθρώπους της να ανταποκρίνονται αποτελεσματικά.

Από εκεί και πέρα, όμως, υπάρχει και η ατομική συνέπεια.

Όταν ένας εργαζόμενος γνωρίζει τι πρέπει να κάνει, διαθέτει τα μέσα και τις δυνατότητες να το κάνει και παρ’ όλα αυτά δεν ανταποκρίνεται, δεν μπορούμε να αναζητούμε επ’ αόριστον νέες εξηγήσεις.

Κάποια στιγμή πρέπει να αντιμετωπίσουμε το πραγματικό πρόβλημα.

Και όχι, αυτό δεν σημαίνει ότι γινόμαστε αυστηροί ή λιγότερο ανθρώπινοι.

Σημαίνει ότι αντιλαμβανόμαστε πως η λειτουργία μιας ομάδας βασίζεται και στη συνέπεια των μελών της.

Γιατί όταν ένας εργαζόμενος δεν αναλαμβάνει την ευθύνη που του αναλογεί, η εργασία δεν εξαφανίζεται.

Την αναλαμβάνει κάποιος άλλος.

Συνήθως, μάλιστα, εκείνος που έχει ήδη αποδείξει ότι μπορεί να ανταποκριθεί.

Και κάπως έτσι, χωρίς να το επιδιώκουμε, καταλήγουμε να επιβαρύνουμε τους πιο συνεπείς ανθρώπους μας.

Το οποίο, αν το σκεφτούμε, είναι ένας μάλλον παράδοξος τρόπος να επιβραβεύουμε τη συνέπεια.

Η κατανόηση είναι απαραίτητη στη διοίκηση. Αλλά για να είναι δίκαιη, πρέπει να αφορά όλους. Όχι μόνο εκείνους που δημιουργούν το πρόβλημα.

Εκπαίδευση εργαζομένων: Η διαφορά ανάμεσα στην καθοδήγηση και τη διαρκή παροχή απαντήσεων

Ένα συνηθισμένο πρόβλημα στη διοίκηση ομάδων είναι η υπερβολική εξάρτηση των εργαζομένων από την κρίση του προϊσταμένου τους.

Δεν αναφέρομαι στις περιπτώσεις όπου απαιτείται έγκριση ή υπάρχει πραγματική ανάγκη καθοδήγησης.

Αναφέρομαι στις ίδιες ερωτήσεις που επανέρχονται, παρότι έχουν απαντηθεί πολλές φορές.

Μερικές φορές, λόγω της πίεσης της καθημερινότητας, δίνουμε απλώς την απάντηση.

Είναι πιο γρήγορο.

Μέχρι να χρειαστεί να τη δώσουμε ξανά.

Και ξανά.

Και κάποια στιγμή να αναρωτηθούμε γιατί κανείς δεν μαθαίνει.

Η ουσιαστική εκπαίδευση προσωπικού απαιτεί περισσότερα από τη μεταφορά οδηγιών.

Χρειάζεται να εξηγήσεις όχι μόνο τι πρέπει να γίνει, αλλά και γιατί.

Να βοηθήσεις τον εργαζόμενο να κατανοήσει τη λογική πίσω από μια διαδικασία.

Να του δείξεις πώς μπορεί να αξιολογεί αντίστοιχες περιπτώσεις και να λαμβάνει σωστές αποφάσεις μέσα στο αντικείμενο και στις αρμοδιότητές του.

Και φυσικά να ελέγξεις αν έχει πράγματι κατανοήσει όσα του εξήγησες.

Αυτό απαιτεί περισσότερο χρόνο στην αρχή.

Μακροπρόθεσμα, όμως, δημιουργεί τις προϋποθέσεις για μεγαλύτερη αυτονομία, καλύτερη συνεργασία και αποτελεσματικότερη λειτουργία της ομάδας.

Γιατί ο στόχος δεν είναι να δημιουργούμε ανθρώπους που απομνημονεύουν απαντήσεις.

Είναι να δημιουργούμε ανθρώπους που μπορούν να σκέφτονται και να αποφασίζουν σωστά.

Υπάρχει, βέβαια, και μια προϋπόθεση.

Να θέλουν και οι ίδιοι να μάθουν.

Η εκπαίδευση είναι ευθύνη της επιχείρησης.

Η προσπάθεια να αξιοποιηθεί δεν μπορεί να είναι αποκλειστικά δική της.

Πώς η σωστή ηγεσία και η επιχειρησιακή οργάνωση επηρεάζουν την απόδοση μιας ομάδας

Η αποτελεσματική ηγεσία δεν σημαίνει ότι ένας επιχειρηματίας ή ένα διοικητικό στέλεχος πρέπει να έχει απάντηση για τα πάντα.

Ούτε ότι πρέπει να ελέγχει κάθε λεπτομέρεια.

Ούτε, φυσικά, ότι πρέπει να αφήνει τον καθένα να αποφασίζει ό,τι θεωρεί σωστό.

Σημαίνει ότι έχει δημιουργήσει ένα σαφές πλαίσιο λειτουργίας, μέσα στο οποίο οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τους στόχους, τις αρμοδιότητες και τα όρια των αποφάσεών τους.

Ένα πλαίσιο που τους επιτρέπει να αναλαμβάνουν πρωτοβουλίες, να εξελίσσονται και να αναλαμβάνουν πραγματική ευθύνη.

Και ταυτόχρονα, μια διοίκηση που έχει την ωριμότητα να αναγνωρίζει πότε αυτό το πλαίσιο χρειάζεται βελτίωση.

Γιατί η καλή επιχειρησιακή οργάνωση δεν είναι στατική.

Οι ανάγκες αλλάζουν, οι ομάδες εξελίσσονται και οι διαδικασίες πρέπει να επανεξετάζονται όταν δεν εξυπηρετούν πλέον αποτελεσματικά τους στόχους της επιχείρησης.

Τελικά, ποιος έχει την ευθύνη για την απόδοση των εργαζομένων;

Ίσως τελικά να κάνουμε λάθος ερώτηση.

Γιατί το «ποιος φταίει;» μας οδηγεί συνήθως σε μια πολύ γνώριμη διαδικασία.

Ο καθένας εξηγεί τι έκανε σωστά και τι δεν έκανε ο άλλος.

Και ξαφνικά όλοι έχουν επιχειρήματα, αλλά το πρόβλημα παραμένει.

Προσωπικά, με ενδιαφέρει περισσότερο να καταλάβω γιατί κάτι δεν λειτούργησε και τι χρειάζεται να αλλάξει ώστε να μην επαναληφθεί.

Αν το πρόβλημα είναι η διαδικασία, αλλάζουμε τη διαδικασία.

Αν είναι η εκπαίδευση, επενδύουμε στην εκπαίδευση.

Αν είναι η ασάφεια των ρόλων, ξεκαθαρίζουμε τους ρόλους.

Και αν ένας άνθρωπος γνωρίζει τι πρέπει να κάνει, έχει όλα όσα χρειάζεται και παρ’ όλα αυτά δεν ανταποκρίνεται, τότε οφείλουμε να αντιμετωπίσουμε και αυτή την πραγματικότητα.

Χωρίς υπερβολές, αλλά και χωρίς δικαιολογίες.

Η ευθύνη της διοίκησης είναι να δημιουργεί τις σωστές συνθήκες. Η ευθύνη των ανθρώπων είναι να ανταποκρίνονται μέσα σε αυτές.

Αν οι συνθήκες δεν είναι σωστές, τις διορθώνουμε.

Αν είναι σωστές αλλά δεν αξιοποιούνται, αντιμετωπίζουμε το ζήτημα.

Το να συνεχίζουμε απλώς να παραπονιόμαστε ο ένας για τον άλλον δεν είναι ιδιαίτερα παραγωγικό.

Και σίγουρα δεν είναι σχέδιο ανάπτυξης.

Elina Karamanou
CEO & Co-Founder, AFS
Στρατηγική, Ηγεσία & Επιχειρηματική Ανάπτυξη