Τουλάχιστον μία φορά το χρόνο οι επιχειρήσεις που τηρούν διπλογραφικά βιβλία ή απλογραφικά με τζίρο μεγαλύτερο των 150.000 ευρώ από πωλήσεις αγαθών, που δεν εντάσσονται σε μία από τις προβλεπόμενες κατηγορίες απαλλαγής, έχουν υποχρέωση διενέργειας απογραφής αποθεμάτων. Τί είναι όμως η απογραφή και γιατί είναι σημαντικό για έναν επιχειρηματία να τη διενεργεί; Παρακάτω θα εξετάσουμε την έννοια της απογραφής και θα εξερευνήσουμε πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα από τη διενέργεια αυτής.

Απογραφή: ορισμός – προσεγγίσεις

Με την απογραφή καταγράφονται, εκτιμώνται και αποτιμώνται όλα τα περιουσιακά στοιχεία (αποθέματα, μηχανήματα, έτοιμα προϊόντα, ημικατεργασμένα προϊόντα, Α’ και Β’ ύλες, υλικά συσκευασίας κ.ά.) αλλά και οι υποχρεώσεις μιας επιχείρησης, ώστε να μπορούν να καταρτιστούν οι οικονομικές καταστάσεις πλήρως και με ακρίβεια στο τέλος της χρήσης.

Παραδοσιακά, όταν μιλάμε για «υποχρέωση απογραφής» στην Ελλάδα αναφερόμαστε στην φυσική ή πραγματική απογραφή των αποθεμάτων μιας επιχείρησης στο ίδιο νόμισμα σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Με την εισαγωγή των Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων (ΕΛΠ), η έννοια της απογραφής έχει εκσυγχρονιστεί-διευρυνθεί˙ αναφέρεται στην καταγραφή του συνόλου των περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων μιας επιχείρησης και περιλαμβάνει σύγχρονες λογιστικές μεθόδους και πρακτικές (π.χ. χρήση διαφορετικών μεθόδων αποτίμησης, εισαγωγή και εφαρμογή εύλογης αξίας ιδίως στα χρηματοοικονομικά, τα άυλα και τα βιολογικά περιουσιακά στοιχεία). Για την αποτίμηση των αποθεμάτων συχνά επιλέγεται η μέθοδος FIFO (First In, First Out) ή το Μέσο Σταθμικό Κόστος.

Στο παρόν άρθρο δεν επικεντρωνόμαστε μόνο στα αποθέματα, αλλά εξετάζουμε την απογραφή με την ευρύτερη έννοια του όρου (ολιστική προσέγγιση).

Δεν είμαι υπόχρεος για τη διενέργεια απογραφής. Με συμφέρει να την κάνω;

Αυτό εξαρτάται από τις ανάγκες, τους πόρους και τους στόχους κάθε επιχείρησης. Ας δούμε αναλυτικότερα:

Advantages:

• Αξιόπιστη χρηματοοικονομική αποτύπωση: ανάλυση διαθέσιμων αποθεμάτων και περιουσιακών στοιχείων που δίνει καλύτερη εικόνα για τα κέρδη και την αντικειμενική αξία της επιχείρησης, δυνατότητα λήψης διορθωτικών ενεργειών (ιδίως στην περιοδική απογραφή ή την παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο), προσέλκυση επενδυτών.
• Απογραφή αποθεμάτων: βοηθά στον προσδιορισμό της φορολογητέας ύλης: διευκολύνει τον υπολογισμό του κόστους πωληθέντων και των καθαρών κερδών.
• Αποτελεσματικότερη διαχείριση των αποθεμάτων: αποφεύγεται η άσκοπη συγκέντρωση μεγάλου αποθέματος που δεσμεύει κεφάλαια και αυξάνει τα κόστη αποθήκευσης, αποφεύγεται η πιθανότητα ελλείψεων, απωλειών, διασφάλιση εύρυθμης λειτουργίας.
• Ενίσχυση της ρευστότητας: καλύτερη χρηματοροή, δυνατότητα σχηματισμού προβλέψεων για μελλοντικές κεφαλαιακές ανάγκες και εντοπισμού σημείων που χρήζουν βελτίωσης.
• Φορολογική συμμόρφωση: συμμόρφωση με τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (ΕΛΠ) ή Διεθνή Λογιστικά Πρότυπα/Διεθνή Πρότυπα Χρηματοοικονομικής Αναφοράς (ΔΛΠ/ΔΠΧΑ) (για εισηγμένες ή ορισμένες μεγάλες επιχειρήσεις), αποφυγή κινδύνων και προστίμων, ενίσχυση αξιοπιστίας και διαφάνειας.
• Καθορισμός στρατηγικής πορείας: ο επιχειρηματίας μπορεί να προγραμματίσει τα στρατηγικά του βήματα βάσει ακριβών και αξιόπιστων δεδομένων για την κερδοφορία και τα λειτουργικά έξοδα της επιχείρησής του, με σκοπό να βελτιώσει την αποδοτικότητά της και να την καταστήσει μακροχρόνια βιώσιμη.
• Εξοικείωση με τη διαδικασία: αν μια επιχείρηση δεν είναι υπόχρεη σε σύνταξη απογραφής αλλά έχει πιθανότητες να καταστεί υπόχρεη στο μέλλον, τότε θα είναι προετοιμασμένη για αυτό το ενδεχόμενο.

Μειονεκτήματα:

• Κόστος σε χρόνο, χρήμα και ανθρώπινο δυναμικό: ενδεχόμενες καθυστερήσεις κατά τη διενέργεια, πιθανή η ανάγκη για εύρεση εξωτερικών συνεργατών, δέσμευση υπάρχοντος ή αναζήτηση επιπλέον προσωπικού.
• Κίνδυνος για ανθρώπινα λάθη κατά την καταγραφή ή την εισαγωγή των δεδομένων που μπορούν να αλλοιώσουν την πραγματική εικόνα.
• Απώλειες αποθεμάτων λόγω κακής διαχείρισης, κλοπής κατά τη διαδικασία κτλ.
• Επηρεάζεται η καθημερινή λειτουργία: αν αποσπαστούν οι υπάλληλοι από τις βασικές τους αρμοδιότητες ή κλείσει π.χ. κάποιες ώρες η επιχείρηση, αυτό μπορεί να επηρεάσει αρνητικά την αποδοτικότητα των υπαλλήλων στα κύριά τους καθήκοντα και να οδηγήσει σε διατάραξη της κανονικής λειτουργίας.

Συμπερασματικά:

Η απογραφή μπορεί να μην είναι εξίσου κρίσιμη και υποχρεωτική για μια επιχείρηση πολύ μικρή, με ελάχιστα ή μηδενικά αποθέματα. Ωστόσο, παραμένει ένα χρήσιμο εργαλείο για κάθε επιχειρηματία. Να σημειώσουμε πως σε περίπτωση που κάποιος αποφασίσει να προβεί σε προαιρετική απογραφή αποθεμάτων, τότε θα πρέπει να διενεργήσει απογραφή για τρία επιπλέον έτη. Τα πλεονεκτήματα της απογραφής υπερτερούν των μειονεκτημάτων, ιδίως αν η επιχείρηση αποφασίσει να επενδύσει στον αυτοματισμό με ΑΙ (τεχνητή νοημοσύνη). ERP (Enterprise Resource Planning) συστήματα με ενσωματωμένες προηγμένες τεχνολογίες, όπως είναι η ΑΙ, μπορούν να απογειώσουν την απόδοση της επιχείρησης, μειώνοντας τα λάθη, τα κόστη και τον χρόνο που απαιτείται για μια απογραφή, καθιστώντας την επιχείρηση σύγχρονη και ανταγωνιστική.

Σχετικοί Νόμοι:

• Ν. 4308/2014 (ΕΛΠ)
• Ν. 4172/2013

Αθηνά Κατσιγιώργη

Οικονομολόγος, Λογιστής – Φοροτεχνικός Β’ Τάξης