Τα τιμολόγια και οι αποδείξεις αποτελούν έγγραφα, τα οποία συμπεριλαμβάνονται στην καθημερινότητα κάθε επιχείρησης. Η σημασία της οργάνωσης των εγγράφων αυτών δεν είναι μόνο λογιστική, αλλά και φορολογική, καθώς αποτελούν σημαντικό εργαλείο ελέγχου της συμμόρφωσης με τις φορολογικές απαιτήσεις. Επιπλέον, με σωστή οργάνωση έχουμε αποτελεσματικότερο έλεγχο της χρηματοοικονομικής θέσης της επιχείρησης ενώ παράλληλα διασφαλίζεται τόσο η αποτελεσματικότητα κατά τη χάραξη της επιχειρηματικής στρατηγικής όσο και η ολοκληρωμένη και αποδοτική λειτουργία της επιχείρησης γενικότερα.

Οργάνωση τιμολογίων και αποδείξεων: Oι λόγοι για τους οποίους θα πρέπει μια επιχείρηση να επενδύσει στην καλή οργάνωσή τους

• Ορθή καταχώριση εσόδων-εξόδων: η καλή οργάνωση των τιμολογίων και των αποδείξεων διευκολύνει την ορθή και πλήρη καταχώριση των οικονομικών στοιχείων διασφαλίζοντας την ακρίβεια αυτών, πράγμα πολύ σημαντικό κατά τον έλεγχο της κερδοφορίας, την υποβολή δηλώσεων αλλά και τις περιπτώσεις ελέγχου από την εφορία.
• Ελαχιστοποίηση κινδύνου λογιστικών λαθών: παραλείψεις ή/και διπλοεγγραφές κατά την καταχώριση των παραστατικών είναι δύο βασικά λάθη που μπορούν να αλλοιώσουν την πραγματικότητα οδηγώντας σε ανακριβή αποτύπωση της οικονομικής κατάστασης της επιχείρησης. Σε αυτήν την περίπτωση, όταν έρθει η ώρα της απόφασης για τον προϋπολογισμό και τις επενδύσεις, ενδέχεται να αντιμετωπίσει δυσκολίες.
• Εξοικονόμηση χρόνου και κόστους: όσο πιο οργανωμένα είναι τα παραστατικά, τόσο λιγότερος χρόνος θα απαιτείται για την αναζήτησή τους κατά τη σύνταξη π.χ. εκθέσεων και αναφορών, τον οποίο χρόνο μπορεί η επιχείρηση να διοχετεύσει σε κάτι πιο δημιουργικό και αναπτυξιακό. Τηρώντας ψηφιακά το αρχείο της έχει τη δυνατότητα της αποθήκευσης και εύκολης ανάκτησης των παραστατικών της, χωρίς να χρειάζεται να δαπανήσει πολύτιμο χρόνο. Ακόμα, η ψηφιακή τήρηση του αρχείου αποτρέπει και την απώλεια δεδομένων λόγω π.χ. φθοράς ενός εγγράφου, κάτι το οποίο την απαλλάσσει από πρόσθετες δαπάνες και καθυστερήσεις.
• Βελτιστοποίηση δαπανών: έχοντας σωστή εικόνα για τα έσοδα αλλά και τα έξοδά της, μια επιχείρηση είναι σε θέση να βελτιστοποιήσει τις βασικές της δαπάνες ενισχύοντας περαιτέρω την κερδοφορία της.
• Πρόληψη προβλημάτων ρευστότητας: η σωστή οργάνωση των παραστατικών διευκολύνει τον έλεγχο των πληρωμών και τον εντοπισμό τυχόν ανεξόφλητων οφειλών. Ως εκ τούτου, αποφεύγονται ρευστωτικές δυσχέρειες.
• Φορολογική συμμόρφωση: σύμφωνα με τον Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας (Ν. 4174/2013) τα λογιστικά στοιχεία πρέπει να φυλάσσονται για τουλάχιστον 5 χρόνια από τη λήξη του αντίστοιχου έτους κατά το οποίο θα γίνει η υποβολή της φορολογικής δήλωσης. Η μη σωστή τήρηση των λογιστικών στοιχείων μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια φορολογικών εκπτώσεων, επιβολή προστίμων, επιπλέον φορολογικές επιβαρύνσεις ή άλλες νομικές περιπέτειες.
• Ευκαιρίες για ανάπτυξη: με σωστή οργάνωση των παραστατικών και τακτική παρακολούθηση των εσόδων και των εξόδων μπορούν να αναδυθούν ευκαιρίες για επέκταση μέσω στρατηγικών επενδύσεων και αξιοποίηση δυνατοτήτων φορολογικών εκπτώσεων.

Πώς μπορούμε να εξασφαλίσουμε ότι τα τιμολόγια και οι αποδείξεις είναι καλά οργανωμένα

• Ψηφιακό αρχείο: χρήση λογισμικού ή εφαρμογών για την ψηφιακή αρχειοθέτηση των παραστατικών.

Μέσω κατάλληλων λογιστικών προγραμμάτων και λύσεων ERP (Enterprise Resource Planning) τα έγγραφα μπορούν να αποθηκευτούν ηλεκτρονικά σε ασφαλή συστήματα, όπως είναι για παράδειγμα το cloud, και να οργανωθούν και κατηγοριοποιηθούν σε (υπο)φακέλους στους οποίους θα αντιστοιχεί ένα ορισμένο όνομα και κατηγορία (π.χ. προμήθειες). Η αναζήτηση των παραστατικών στο ψηφιακό αρχείο διευκολύνεται μέσα από τη διατήρηση ιστορικού με δυνατότητα ανάκτησης με χρήση π.χ. λέξεων-κλειδιών αντί φυσικής αναζήτησης (εξοικονόμηση χρόνου) ενώ με χρήση κωδικών πρόσβασης και κρυπτογράφηση ενισχύεται η ασφάλεια (περιορισμός κινδύνου κλοπής και απώλειας). Τα έγγραφα στο ψηφιακό αρχείο είναι ανά πάσα ώρα προσβάσιμα ενώ παράλληλα εξοικονομείται φυσικός χώρος αποθήκευσης, όπως είναι οι αρχειοθήκες, που μπορεί να αξιοποιηθεί διαφορετικά. Η αρχειοθέτηση και ταξινόμηση των εγγράφων αυτοματοποιείται ενισχύοντας την παραγωγικότητα και τη συνεργασία μεταξύ των τμημάτων που εκπαιδεύονται καταλλήλως.

Η σωστή οργάνωση των τιμολογίων και των αποδείξεων μιας σύγχρονης επιχείρησης είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με την τεχνολογία και τις δυνατότητες που αυτή προσφέρει. Επομένως, η επιχείρηση που ενδιαφέρεται για τη βελτιστοποίηση της λειτουργίας της συνολικά, καθώς και την μακροπρόθεσμη επιτυχία της, θα πρέπει να αξιοποιήσει αυτά τα εργαλεία ψηφιακής διαχείρισης που μπορούν να ενισχύσουν την κερδοφορία, τη φήμη και την αξιοπιστία της.

Αθηνά Κατσιγιώργη

Οικονομολόγος, Λογιστής – Φοροτεχνικός Β’ Τάξης