Α. Φυσικά Πρόσωπα
Πόσο καλά γνωρίζεις τα οικονομικά σου; Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν μια χοντρική ιδέα των εξόδων τους, τουλάχιστον όσον αφορά τα πάγια έξοδα όπως ενοίκιο, λογαριασμοί κινητής ή συνδρομή στο γυμναστήριο. Όμως αν σκεφτούμε τα καταναλωτικά έξοδα, αγορές και λοιπά, οι περισσότεροι δεν έχουν εικόνα του τι ξοδεύουν. Γι’ αυτόν τον λόγο είναι χρήσιμο να κρατάς ένα τακτικό πλάνο προϋπολογισμού όπου θα καταγράφεις όλα τα μηνιαία έξοδα.
Το πλάνο προϋπολογισμού είναι μια επισκόπηση εισοδήματος και εξόδων. Καταγράφοντας τα οικονομικά σου για μια μεγαλύτερη χρονική περίοδο, μπορείς να μάθεις πού ξοδεύεις τα πιο πολλά χρήματα, πόσα σου μένουν κάθε μήνα και πώς μπορείς να κάνεις οικονομία.
Ποια είναι τα οφέλη σου;
Aρχικά, αποκτάς γνώση των οικονομικών σου. Αυτό αυτομάτως θα βελτιώσει την καθημερινή διαχείριση των χρημάτων – και μπορεί να το ξανασκεφτείς πριν κάνεις την επόμενη αυθόρμητη αγορά σου.
Επιπλέον, η οικονομική επισκόπηση σε βοηθά να ανακαλύψεις δυνητικές οικονομίες. Μόλις μάθεις πού και πότε ξοδεύεις τα χρήματά σου, μπορείς να σκεφτείς πώς να μειώσεις τα διάφορα κόστη.
Όλη αυτή η διαδικασία βγάζει νόημα ειδικά αν θέλεις να κάνεις οικονομία για κάτι συγκεκριμένο. Είτε πρόκειται για μια μεγάλη αγορά, το επόμενο ταξίδι σου, ή απλά για να εξασφαλίσεις άνεση στην τρίτη ηλικία: μόνο με το πλάνο προϋπολογισμού θα γνωρίζεις ακριβώς πόσα μπορείς να βάλεις στην άκρη κάθε μήνα. Ανάλογα με τον στόχο που έχεις θέσει, μπορείς να αποταμιεύσεις τα χρήματα ή να τα επενδύσεις με συνετό τρόπο.
Πώς φτιάχνεις ένα πλάνο προϋπολογισμού;
Μπορείς να φτιάξεις το πλάνο σου στο χαρτί, στον υπολογιστή ή μέσω μιας εφαρμογής. Με ένα ψηφιακό μέσο όπως το Excel, μπορείς συνήθως να έχεις μεγαλύτερη ευελιξία και να επωφεληθείς από αυτόματους υπολογισμούς.
Καταγράφεις τακτικά το μηνιαίο σου εισόδημα, τα πάγια έξοδα και άλλα κόστη. Στο τέλος μπορείς να αποταμιεύσεις ή να επενδύσεις όσα χρήματα σου μένουν.
Το πιο σημαντικό πράγμα είναι η συνέπεια! Μερικές εβδομάδες σίγουρα δεν φτάνουν για να αποκτήσεις μια σωστή επισκόπηση. Είναι καλύτερο να δημιουργήσεις μια ρουτίνα με την οποία θα μπορείς να διατηρείς το πλάνο σου μόνιμα.
Αν ακολουθήσεις όλες τις παραπάνω οδηγίες, όλα θα πάνε περίφημα στα οικονομικά σου!!
Β. Μικρές Επιχειρήσεις
Ας μιλήσουμε με ειλικρίνεια: σχεδόν κανένας από εμάς, δεν ξεκινά μια επιχείρηση επειδή λατρεύει να ασχολείται με τα Οικονομικά. Ωστόσο, η Λογιστική παρακολούθηση αποτελεί σημαντικό τμήμα της λειτουργίας μιας μικρής επιχείρησης. Τα λογιστικά σφάλματα μπορεί να κοστίσουν ακριβά και η σωστή τήρηση των βιβλίων και των στοιχείων μπορεί να αποθαρρύνει ακόμη και τους πιο γενναίους. Αυτός ο φόβος προκαλείται σε μεγάλο βαθμό από την έλλειψη γνώσεων, άρα είναι χρήσιμο να υπάρχει μια εξοικείωση. Εδώ παραθέτουμε μερικά εισαγωγικά θέματα τα οποία είναι καλό να γνωρίζετε για τα οικονομικά μιας μικρής επιχείρησης.
Αν δεν γνωρίζετε από Οικονομικά, στην αρχή η ορολογία και οι εκφράσεις του χώρου ίσως σας ξενίσουν.
Οι πιο σημαντικοί όροι τους οποίους πρέπει να γνωρίζετε είναι οι εξής:
Ακαθάριστα έσοδα: Το συνολικό ποσό χρημάτων που έχετε λάβει από τους πελάτες σας, πριν υπολογίσετε τα εξής:
Έξοδα: Κάθε δαπάνη που προκύπτει κατά τη λειτουργία της επιχείρησης: μισθοί, ενοίκια, φόροι κ.λπ. Όταν αφαιρείτε τα έξοδα από τα ακαθάριστα έσοδα, προκύπτουν τα…
Καθαρά έσοδα: Αν ο αριθμός είναι θετικός, έχετε κέρδος, δηλαδή βγάζετε χρήματα. Αν είναι αρνητικός, έχετε ζημία, δηλαδή χάνετε χρήματα. Αν ισούται με το μηδέν, τότε η επιχείρηση έχει φτάσει στο…
Νεκρό σημείο: Όσο μια επιχείρηση πληρώνει τα αρχικά της έξοδα και προσπαθεί να αυξήσει τις πωλήσεις, είναι φυσιολογικό να λειτουργεί με ζημία. Έτσι, το νεκρό σημείο είναι ένα σπουδαίο ορόσημο για μια επιχείρηση και είναι σημαντικό να γνωρίζετε πού βρίσκεται, δηλαδή να γνωρίζετε πόσα έξοδα έχετε και πόσα ακαθάριστα έσοδα χρειάζεστε ώστε να έχετε θετικά καθαρά έσοδα. Εξίσου σημαντικό στοιχείο είναι οι…
Ταμειακές ροές: Αυτό το μέγεθος σας πληροφορεί αν διαθέτετε αρκετά μετρητά για να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας. Ακόμη και μια επικερδής επιχείρηση μπορεί να έχει πρόβλημα ταμειακών ροών, αν οι δαπάνες της γίνονται σε κακή χρονική στιγμή σε σχέση με τις πωλήσεις. Έτσι, είναι σημαντικό να τακτοποιείτε τα οικονομικά σας ώστε να έχετε πάντα ρευστό στη διάθεσή σας.
Εάν ξεκινάτε μια μικρή επιχείρηση, πιθανότατα έχετε κατά νου κάποια βασικά οικονομικά δεδομένα: πόσο να χρεώνετε, πόσο θέλετε να κερδίζετε κάθε χρόνο κλπ. Αλλά πιθανότατα δεν έχετε δημιουργήσει κάποιο σχετικό οικονομικό πρότυπο παρακολούθησης ή αναφοράς.
Δυστυχώς, οι πρώτοι μήνες και τα πρώτα έτη λειτουργίας σας είναι στην πραγματικότητα ο χρόνος που πρέπει να παρακολουθείτε αυτές τις πληροφορίες πάνω απ’ όλα. Είναι η περίοδος στη ζωή της επιχείρησής σας, όπου λαμβάνονται οι περισσότερες αποφάσεις που διαμορφώνουν την επιχείρηση για τα επόμενα χρόνια. Χωρίς καλές οικονομικές πληροφορίες, οι αποφάσεις αυτές συχνά λαμβάνονται με βάση αστήρικτα στοιχεία ή, χειρότερα, ενστικτωδώς.
Για να αποφύγετε αυτή την κατάσταση, κατωτέρω καταγράφονται πέντε κύρια στοιχεία που πρέπει να παρακολουθείτε στην επιχείρησή σας από την 1η ημέρα.
Και αν η επιχείρησή σας είναι ήδη σε εξέλιξη, μην ανησυχείτε, απλά ξεκινήστε τώρα λαμβάνοντας υπόψη τα ακόλουθα.
1ο Έγκαιρη εξασφάλιση χρηματοδότησης
Είναι καλό να αισθάνεστε αισιόδοξοι, αλλά δεν πρόκειται να αποκομίσετε κέρδος την πρώτη μέρα … ίσως όχι και τον πρώτο χρόνο. Επομένως, για να επιβιώσετε, πρέπει να γνωρίζετε ανά πάσα στιγμή για πόσους μήνες διαθέτετε επαρκή ταμιακά διαθέσιμα. Πρέπει επίσης να γνωρίζετε τον μέσο χρόνο που απαιτείται , σύμφωνα με τα standards του κλάδου δραστηριότητας σας, για να επιτύχετε σταθερή κερδοφορία. Αφού μάθετε τον μέσο όρο του κλάδου , προσθέστε ένα 20% για να είστε σχετικά ασφαλής. Στη συνέχεια, εξετάστε τις μελλοντικές απαιτούμενες ταμειακές σας ανάγκες . Εάν αυτές καλύπτονται για αρκετό χρόνο, είστε εντάξει. Aν όχι, ενεργείστε ώστε να εξασφαλίσετε έγκαιρα χρηματοδότηση αν η υπάρχουσα τραπεζική πιστωτική γραμμή (αν έχετε) δεν επαρκεί, ανάλογα με τα προβλεπόμενα χρηματικά διαθέσιμα στον τραπεζικό σας λογαριασμό.
2ο Εισπρακτέοι λογαριασμοί — % σε καθυστέρηση
Μπορείτε να ανατρέξετε στο επιχειρηματικό σας σχέδιο και να αισθανθείτε ικανοποιημένοι ότι έχετε πραγματοποιήσει ένα κέρδος στο χαρτί … αν όντως τα βιβλία σας δείχνουν ότι οι πωλήσεις υπερβαίνουν κατά πολύ τα έξοδα σας. Αλλά, αν δεν εισπράττετε τα χρήματα από αυτές τις πωλήσεις, αυτό το κέρδος δεν θα πραγματοποιηθεί ποτέ. Ρίξτε μια ματιά στο ποσοστό των πωλήσεων που εισπράξατε εγκαίρως έναντι των καθυστερημένων. Ανατρέξετε πάλι στον μέσο όρο του κλάδου σας … είστε σύμφωνα με αυτόν?; Αν όχι, αναθέστε σε κάποιον (ίσως εσείς ο ίδιος) να εντοπίσει τους καθυστερημένους εισπρακτέους λογαριασμούς και βεβαιωθείτε ότι πληρώνουν τις ποινές που έχετε ορίσει για καθυστερημένες πληρωμές. Εάν δεν παρακολουθείτε στενά τους εισπρακτέους λογαριασμούς, θα αντιμετωπίσετε σύντομα πρόβλημα ταμειακής στενότητας.
3ο Κυλιομένη 12μηνη πρόβλεψη μηνιαίων ταμειακών ροών
Οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν αποτυγχάνουν πραγματικά, αλλά διακόπτουν απότομα τις δραστηριότητες τους. Μια αποτυχημένη επιχείρηση είναι εκείνη που τα έσοδα από τις πωλήσεις της δεν επαρκούν για την κάλυψη των εξόδων της. Αντίθετα, μια επιχείρηση που διέκοψε απότομα την δραστηριότητα της είναι αυτή που δεν μπορεί να καλύψει τις ταμειακές απαιτήσεις μιας συγκεκριμένης περιόδου. Αυτό είναι το πιο συνηθισμένο πρόβλημα και είναι απολύτως διαχειρίσιμο εάν παρακολουθείτε στενά την μηνιαία πρόβλεψη των ταμειακών ροών σας . Για παράδειγμα, πρέπει να έχετε μοντελοποιήσει ότι, αν είστε στο λιανικό εμπόριο, χρειάζεστε μετρητά για την ανανέωση του αποθέματός σας ή ότι θα χρειαστείτε μια κατ’ αποκοπή πληρωμή για να πληρώσετε τον ετήσιο φόρο σας. Σχεδιάστε μηχανισμό πρόβλεψης των ταμιακών σας ροών ανά μήνα σε κυλιομένη 12μηνη βάση γιατί είναι καλυτέρα (π.χ.) να προβλέψετε ότι σε 9 μήνες θα υπάρχει αδυναμία πληρωμής της μισθοδοσίας, πάρα να σας προκύψει ξαφνικά αυτό το πρόβλημα και να μην έχετε χρόνο να αντιδράσετε.
4ο Κόστος πωληθέντων
Ναι, είναι συναρπαστικό να πραγματοποιηθεί η πρώτη και η δεύτερη πώληση, ακόμη και μια μεγάλη παραγγελία, αλλά μην ξεχνάτε ότι αυτές οι πωλήσεις πρέπει να είναι κερδοφόρες ώστε να συμβάλουν στην επιχειρηματική σας επιτυχία. Αν δεν παρακολουθείτε στενά το κόστος των πωληθέντων αγαθών και αν δεν ελέγχετε τα κόστη αυτά σε τακτική βάση, μπορεί να μην συνειδητοποιήσετε ότι χάνετε πραγματικά χρήματα σε ορισμένες πωλήσεις. Η υποτιμημένη πώληση μπορεί να σημαίνει μια βραχυπρόθεσμη εισφορά μετρητών, αλλά είναι μια μακροπρόθεσμη αιτία καταστροφής.
5ο Διασπορά εσόδων από πωλήσεις
Έχετε ακούσει το κλισέ «μην βάζετε όλα τα αυγά σας σε ένα καλάθι». Με άλλα λόγια, μια επιχείρηση με 100 μικρούς πελάτες είναι πολύ πιο ασφαλής από μια επιχείρηση με έναν μεγάλο πελάτη. Διαφοροποιήστε τη πηγή εσόδων σας από την πρώτη μέρα και συνεχίστε να συγκρίνετε αυτή τη κατανομή με τον μέσο όρο του κλάδου σας. Όσο πιο πολλές είναι οι πηγές εσόδων τόσο καλύτερα. Αυτή η διασπορά των πηγών εισοδήματος είναι λιγότερο επιρρεπής σε κραδασμούς όταν ο ανωτέρω μεγάλος πελάτης αποχωρήσει, κάτι που αναπόφευκτα σε κάποια χρονική στιγμή θα συμβεί ανεξάρτητα από το πόσο καλή είναι η υπηρεσία που προσφέρετε.
Οι πρώτες φάσεις μιας επιχείρησης είναι μερικές από τις πιο πολυάσχολες διαχρονικά. Προσπαθείτε να αναπτύξετε ένα προϊόν και ένα επιχειρησιακό μοντέλο και, επομένως, ζητήματα όπως η οικονομική παρακολούθηση μπορεί να μείνουν πίσω. Δυστυχώς, το να ενεργείτε με το ένστικτο και να μην αναπτύσσετε ένα βασικό χρηματοοικονομικό μοντέλο παρακολούθησης της δραστηριότητάς σας, είναι μια από τις χειρότερες τακτικές οικονομικής διαχείρισης. Αντίθετα , βεβαιωθείτε ότι έχετε θέσει τους κατάλληλους μηχανισμούς στενής παρακολούθησης όλων εκείνων των παραγόντων που μπορούν να καταστρέψουν την επιχείρηση σας όπως έλλειψη διασποράς πηγής εσόδων, επισφαλή υπόλοιπα πελατών και μη ορθή τιμολόγηση αγαθών ώστε να μην συμβούν σε εσάς.
Ας δώσουμε τώρα, παρακάτω και κάποιους «έξυπνους» τρόπους για να έχετε τα πάντα εν τάξη.
Κρατήστε Ημερολόγιο. Κατά προτίμηση χειρόγραφο. Φροντίστε να έχετε δίπλα σας ένα σημειωματάριο στο οποίο να σημειώνετε όλα όσα συνέβησαν μέσα στην ημέρα, ειδικά όσα έχουν να κάνουν με τις συναλλαγές σας. Πληρωμές που κάνατε, εισπράξεις πελατών, νέες συμφωνίες. Όλα όσα συμβαίνουν μέσα στην ημέρα και πάνω στην ταχύτητα σκέφτεστε: “Να θυμηθώ να το γράψω στη συνέχεια, για να μην το ξεχάσω.”
Πολύ πιθανόν να το έχετε παρατηρήσει κι εσείς, αλλά τις περισσότερες φορές το μπέρδεμα γίνεται για όλα όσα ήταν να καταγράψουμε αργότερα, αλλά δεν το κάναμε ποτέ. Δεν είναι περίεργο και το μόνο σίγουρο είναι ότι δε συμβαίνει μόνο σε εμάς.
Αν είναι όμως να μάθουμε κάτι από όλες εκείνες τις φορές που την πατήσαμε, είναι πως καλύτερα να καταγράφουμε τα πάντα εκείνη τη στιγμή. Δοκιμάστε το και μην είστε αυστηροί με τον εαυτό σας. Θα χρειαστεί λίγος καιρός μέχρι να γίνει αυτό η νέα σας συνήθεια. Θα παρατηρήσετε όμως πως, μόλις τα καταφέρετε, θα σας ξεκουράσει από πολλά.
Δημιουργήστε ένα φάκελο «Της Καθημερινότητας». Τόσο σε φυσική μορφή, όσο και στον υπολογιστή σας. Ο σκοπός του φακέλου αυτού είναι να πετάτε μέσα σε αυτόν όσα δεν προλαβαίνετε να ταξινομήσετε εκείνη τη στιγμή. Αποδείξεις, τιμολόγια, σημαντικά έγγραφα που θα σας χρειαστούν.
Ο σκοπός φυσικά δεν είναι να μείνουν εκεί για πάντα. Ορίστε μία συγκεκριμένη ημέρα και ώρα της εβδομάδας όπου θα τακτοποιήσετε όλα όσα υπάρχουν σε αυτούς τους φακέλους (του υπολογιστή και της φυσικής μορφής) στα σημεία που χρειάζεται να βρίσκονται. Έτσι, όταν είναι η ώρα να παραδώσετε στον λογιστή σας τα έγγραφα που χρειάζονται, δε θα αγχώνεστε μήπως αφήσατε κάποιο τιμολόγιο στο αυτοκίνητο ή μέσα σε κάποια τσάντα.
Βάλτε ημερομηνία στα πάντα. Όπως και να το κάνουμε, οι λογιστικές και φορολογικές μας υποχρεώσεις πάνε πάντα μαζί με μία καταληκτική ημερομηνία. Τι καλύτερο από το να βάλετε όλες αυτές τις ημερομηνίες στην ατζέντα σας ώστε να μη χάσετε καμία. Μπορείτε μάλιστα να βάλετε μία υπενθύμιση, λίγες ημέρες πριν από κάθε καταληκτική ημερομηνία. Να θυμάστε: Άνθρωποι είμαστε και μάλιστα με μία απαιτητική καθημερινότητα. Όση περισσότερη βοήθεια προσφέρουμε στον εαυτό μας, τόσο το καλύτερο.
Στο τέλος της ημέρας. Όσο κουραστικό κι αν φαίνεται εκείνη τη στιγμή που θέλετε να κλείσετε τα πάντα και να γυρίσετε σπίτι, θα δείτε μεγάλη διαφορά σε βάθος χρόνου αν αφιερώσετε λίγη ώρα για να συγκεντρώσετε όσα συνέβησαν μέσα στην ημέρα.
Μην έχετε κατά νου μόνο τις οικονομικές σας συναλλαγές εδώ. Κάντε μία ανασκόπηση της ημέρας:
- Ποιες εργασίες ολοκληρώσατε;
- Αφήσατε εκκρεμότητες για αύριο; Ποιες είναι αυτές;
- Τι πήγε καλά και τι όχι; Μην επικεντρωθείτε μόνο σε όσα δεν πήγαν καλά. Συνηθίζουμε να το κάνουμε αυτό. Χαρείτε για τις μικρές νίκες τις ημέρας και σκεφτείτε τι θα μπορούσε να πάει καλύτερα την επόμενη φορά για τις μικρές ήττες.
- Τι είναι απαραίτητο να τακτοποιήσετε από σήμερα και δεν μπορεί να αναβληθεί για αύριο;
Όπως σε όλα στη ζωή, έτσι και στην οικονομική μας οργάνωση, η επιτυχία κρύβεται στις μικρές καθημερινές μας συνήθειες.
Τσιρίκου Ευαγγελία
Λογίστρια – Φοροτεχνικός Β’ Τάξης
