Η συμμόρφωση με την εργατική νομοθεσία δεν περιορίζεται μόνο στην ορθή υποβολή δηλώσεων στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.

Σε κάθε έλεγχο από τις αρμόδιες αρχές, οι επιχειρήσεις οφείλουν να είναι σε θέση να αποδείξουν άμεσα τη νομιμότητα της απασχόλησης των εργαζομένων τους, μέσω των κατάλληλων εγγράφων και δικαιολογητικών.

Η έλλειψη ή η αδυναμία επίδειξης των απαραίτητων στοιχείων μπορεί να δημιουργήσει σημαντικά ζητήματα συμμόρφωσης και να οδηγήσει σε διοικητικές κυρώσεις.

Γιατί είναι σημαντική η σωστή τήρηση των δικαιολογητικών;

Με την εφαρμογή του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και τον εκσυγχρονισμό των διαδικασιών εργασιακής παρακολούθησης, οι επιχειρήσεις καλούνται να διασφαλίζουν ότι τα στοιχεία κάθε εργασιακής σχέσης είναι πλήρως τεκμηριωμένα και άμεσα διαθέσιμα όταν ζητηθούν από τις ελεγκτικές αρχές.

Η ορθή τήρηση των σχετικών εγγράφων συμβάλλει:

• Στην απόδειξη της νόμιμης απασχόλησης των εργαζομένων.
• Στην αποφυγή προστίμων και διοικητικών κυρώσεων.
• Στην αποτελεσματική διαχείριση ελέγχων από την Επιθεώρηση Εργασίας.
• Στη συνολική εργασιακή συμμόρφωση της επιχείρησης.

Ποια δικαιολογητικά πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμα;

Ανάλογα με την περίπτωση, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να μπορούν να επιδείξουν:

Σύμβαση εργασίας

Η σύμβαση εργασίας και οι ουσιώδεις όροι της εργασιακής σχέσης αποτελούν βασικό στοιχείο τεκμηρίωσης της απασχόλησης του εργαζομένου. Οι σχετικές πληροφορίες αποτυπώνονται και στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.

Δήλωση πρόσληψης και στοιχεία εργασιακής σχέσης

Η επιχείρηση πρέπει να διασφαλίζει ότι οι δηλώσεις πρόσληψης και οι μεταβολές της εργασιακής σχέσης έχουν υποβληθεί ορθά και εμπρόθεσμα στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.

Έγγραφα ταυτοποίησης

Σε περίπτωση ελέγχου, είναι σημαντικό να υπάρχουν διαθέσιμα τα απαραίτητα στοιχεία ταυτοποίησης των εργαζομένων.

Έγγραφα νομιμοποίησης εργασίας

Για εργαζομένους που προέρχονται από τρίτες χώρες, απαιτείται η κατοχή και διατήρηση των απαραίτητων εγγράφων που αποδεικνύουν τη νόμιμη διαμονή και το δικαίωμα εργασίας στην Ελλάδα.

Τι πρέπει να ελέγξουν σήμερα οι εργοδότες;

Οι επιχειρήσεις καλούνται να εξετάσουν εάν:

• Υπάρχουν υπογεγραμμένες συμβάσεις για το σύνολο του προσωπικού.
• Οι πληροφορίες που έχουν δηλωθεί στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ είναι επικαιροποιημένες.
• Τηρούνται τα απαιτούμενα έγγραφα ταυτοποίησης.
• Υπάρχουν διαθέσιμα τα απαραίτητα έγγραφα νομιμοποίησης εργασίας όπου απαιτείται.
• Τα σχετικά αρχεία μπορούν να επιδειχθούν άμεσα σε περίπτωση ελέγχου.

Η προετοιμασία πριν τον έλεγχο είναι η καλύτερη προστασία:

Η εργασιακή συμμόρφωση δεν εξαντλείται στην υποβολή των απαραίτητων δηλώσεων. Η δυνατότητα άμεσης επίδειξης των απαιτούμενων δικαιολογητικών αποτελεί βασικό στοιχείο της ορθής λειτουργίας κάθε επιχείρησης.

Η έγκαιρη οργάνωση των σχετικών αρχείων συμβάλλει στη μείωση κινδύνων, στην αποφυγή κυρώσεων και στην αποτελεσματική διαχείριση οποιουδήποτε ελέγχου.

AFS: Υποστήριξη σε θέματα εργασιακής συμμόρφωσης

Η AFS υποστηρίζει καθημερινά επιχειρήσεις σε θέματα HR, payroll και εργατικής νομοθεσίας, παρέχοντας πρακτική καθοδήγηση για την ορθή τήρηση των υποχρεώσεων που απορρέουν από το ισχύον εργασιακό πλαίσιο.

Οι σύμβουλοι της AFS μπορούν να σας βοηθήσουν να αξιολογήσετε το επίπεδο συμμόρφωσης της επιχείρησής σας και να διασφαλίσετε ότι τα απαραίτητα δικαιολογητικά και διαδικασίες είναι σωστά οργανωμένα και διαθέσιμα όταν χρειαστεί.